Khi máy photocopy Fuji Xerox cần thay bột từ, bạn có thể sẽ nhận được các thông báo và dấu hiệu sau:

Thông báo hết vật tư: Màn hình cảm ứng của máy sẽ hiển thị thông báo yêu cầu thay thế vật tư. Các dòng máy hiện đại có thể hiển thị cụ thể màu sắc cần thay (ví dụ: "Replace Yellow Developer" hoặc "Replace Yellow Toner").
Cảnh báo sắp hết: Trước khi vật tư hết hoàn toàn, máy có thể đưa ra cảnh báo "Developer is low" (Bột từ sắp hết) để bạn chuẩn bị thay thế.
Mã lỗi: Đôi khi máy sẽ hiển thị một mã lỗi cụ thể liên quan đến cụm phát triển (developer unit) để chỉ ra rằng đã đến lúc thay bột từ.

Bản in mờ, nhạt màu: Đây là dấu hiệu phổ biến nhất. Khi bột từ sắp hết, mật độ từ tính giảm, làm cho mực bám không đều, dẫn đến bản in bị mờ và màu sắc không chuẩn.
Bản in thiếu màu: Nếu bột từ của một màu nào đó hết, bản in sẽ thiếu màu đó. Ví dụ, nếu bột từ màu vàng hết, bản in sẽ mất sắc vàng.
Vệt trắng dọc trên bản in: Khi bột từ không đủ để cung cấp mực, trên bản in có thể xuất hiện các vệt trắng chạy dọc theo chiều in.
Sọc màu không đều: Bản in xuất hiện các sọc màu nhạt hoặc đậm không đều, đặc biệt là khi in hình ảnh có nhiều màu sắc.

Bột từ khác với mực (toner). Một cụm mực chứa cả mực, trong khi bột từ là vật tư riêng biệt trong cụm phát triển (developer unit). Thông thường, bột từ sẽ có tuổi thọ cao hơn mực rất nhiều.
Với các dòng máy hiện đại như Fuji Xerox, khi máy báo "Developer is low" (bột từ sắp hết), bạn vẫn có thể in thêm một thời gian nữa trước khi cần thay thế. Tuy nhiên, nên chuẩn bị sẵn vật tư để thay khi cần.
Việc thay bột từ cần được thực hiện cẩn thận và đúng cách. Nếu đổ quá ít, bản in sẽ mờ. Nếu đổ quá nhiều, máy có thể báo lỗi hoặc in đen toàn trang. Nếu không có kinh nghiệm, tốt nhất bạn nên liên hệ kỹ thuật viên hoặc nhà cung cấp để được hỗ trợ.